Pilotez chantiers, tournées et équipes sur la donnée du terrain.
Planning de chantier, tournées d'entretien, heures des équipes : la donnée naît sur le terrain, saisie au téléphone par ceux qui font le travail. Le bureau planifie sur ce qui s'est vraiment passé, pas sur ce qui était prévu.
Le terrain, raconté le vendredi
Trois situations que nous retrouvons dans les entreprises qui travaillent dehors, du chantier à la vigne.
Des bons ressaisis au bureau
Les heures et le matériel remontent sur des bons papier ou des messages, puis une personne les ressaisit dans un tableur. L'information arrive tard, et la moitié se perd en route.
Un planning qui ne dit pas ce qui s'est passé
Le tableau des équipes dit qui devait être où. Il ne dit ni qui y était vraiment, ni combien de temps, ni pourquoi une journée est restée vide.
Le pointage reconstruit
Pour la paie, les heures de chaque salarié se recomptent à la main, semaine par semaine, heures supplémentaires comprises. Une erreur se découvre sur le bulletin.
Du terrain au bureau
Chaque saisie faite dehors alimente plusieurs décisions prises dedans. C'est ce qui justifie de la demander aux équipes.
| Saisi sur le terrain | Par qui | Ce que le bureau en tire |
|---|---|---|
| La fiche de journée : heures, équipe, engins, articles posés | Le chef d'équipe | Les coûts du chantier à date, le pointage du mois |
| Le passage d'entretien : validé, photos, anomalies | L'équipe d'entretien | Les tournées suivies, les végétaux et anomalies signalés au client |
| Les heures de la journée, par lieu, parcelle et tâche | Chaque salarié | Le temps passé par parcelle, par tâche et par personne |
| Le visa de la journée | Le conducteur de travaux | Une saisie confirmée, prête pour la paie et la marge |
De la saisie au planning
Sartor, cabinet data & IA, relie vos logiciels, met vos chiffres d'accord et en fait des décisions de gestion, avec des outils construits et opérés pour vous. Pour les opérations, cela tient en quatre temps.
L'outil qui crée la donnée
Quand l'information n'existe nulle part, nous construisons l'outil qui la saisit : une fiche de journée remplie au doigt, sur un écran fait pour être rempli dehors, avant de remonter dans le camion.
Une heure, un salarié, un chantier
Chaque heure se rattache à un salarié, une équipe et un chantier ou une parcelle. Les catalogues du métier (articles, végétaux, engins, véhicules) se rangent selon vos catégories, et la règle des heures supplémentaires s'écrit une fois.
Le planning et un écran par rôle
Le planning des chantiers et celui de l'entretien, une ligne par équipe. Conducteur de travaux, chef d'équipe, responsable entretien, transporteur : chacun ouvre ce qui le concerne, sur ordinateur ou téléphone.
Le prévu face au réalisé
Pour chaque chantier, les journées posées au planning face aux journées réellement saisies, heures comprises. L'écart se lit pendant le chantier, pas à la fin du mois.
Trois terrains en service
Un secteur, une taille, un fait vérifiable. Nos clients restent anonymes tant qu'ils n'ont pas accepté par écrit d'être nommés.
Le planning d'un chantier, exporté pour le maître d'œuvre
Le planning d'un chantier s'exporte en Excel depuis sa fiche : le prévisionnel, période par période et équipe par équipe, puis le réalisé, une ligne par journée saisie. Voir la page BTP et paysage.
La feuille de pointage sortie des fiches
La feuille de pointage du mois se calcule sur les fiches de journée, salariés en lignes et jours en colonnes, heures supplémentaires ventilées par taux. Les heures ne se corrigent que dans les fiches : le pointage ne contredit jamais le terrain.
Les journées du domaine au téléphone
Vigne, cave, hangar : chaque journée se saisit par lieu, parcelle et tâche, en français ou en espagnol. La veille se copie en un geste quand la journée se répète, et le temps passé se lit par parcelle, par tâche et par personne. Voir la page Agriculture.
Du terrain à la marge
Les heures saisies sur le terrain sont aussi le premier coût d'un chantier : la page Marge et rentabilité montre comment elles deviennent la marge de chaque affaire. Pour un établissement hôtelier, la page Hôtellerie montre les services de la veille lus chaque matin. Un changement de logiciel comptable en vue se traite à part, sur la page Migration comptable.
Les questions avant de confier la saisie au terrain
Un chef d'équipe va-t-il vraiment remplir une fiche de journée ?
C'est la question qui décide de tout le reste. La fiche se remplit au doigt, en quelques gestes, et la journée de la veille se duplique quand elle se répète. Un guide de prise en main, au nom de votre entreprise, accompagne la mise en service.
Faut-il installer une application depuis un magasin d'applications ?
Non. L'outil s'ouvre dans le navigateur du téléphone et s'ajoute à l'écran d'accueil, sur iPhone comme sur Android. Chaque personne a son propre accès.
Le planning existant sous Excel est-il perdu ?
Non. Les chantiers, les équipes et les catalogues se reprennent depuis vos fichiers, et chaque catalogue s'exporte à nouveau en Excel quand vous en avez besoin.
Les heures servent-elles à la paie ?
Oui. La feuille de pointage du mois sort des fiches de journée, salariés en lignes et jours en colonnes, heures supplémentaires ventilées. Les heures se corrigent dans les fiches, jamais dans la feuille.
Qui voit quoi ?
Chaque rôle a son écran et ses droits : le chef d'équipe saisit sa journée, le conducteur de travaux vise, la direction voit l'ensemble. Les montants peuvent rester réservés à la direction.
Faut-il changer le logiciel de devis et de facturation ?
Non. Le logiciel de gestion en place reste la référence pour les devis et les factures. L'outil terrain porte ce qui n'existait nulle part : les journées, le planning, les passages.
Votre terrain, lu le lendemain
Un échange de quinze minutes sur vos équipes : la façon dont les heures et le planning remontent aujourd'hui, et ce qui se ressaisit au bureau chaque semaine. Sans engagement, et sans présentation commerciale.